การประมวลผลข้อมูลด้วยคอมพิวเตอร์แบ่งออกเป็น 3 ขั้นตอน คือ
1.การเตรียมข้อมูลเข้า (Input Data)
คือการเก็บรวบรวมข้อมูลให้พร้อมที่จะทำการจัดเก็บ บันทึก และประมวลผล ซึ่งประกอบไปด้วย
1.1 การลงรหัส (Coding) คือการใช้รหัสแทนข้อมูล ซึ่งทำให้ข้อมูลอยู่ในรูปที่กระทัดรัดเพื่อสะดวกแก่การประมวลผล รหัสที่ใช้อาจเป็นตัวเลขหรือไม่ใช่ตัวเลขก็ได้
1.2 การแก้ไข (Editing) คือการตรวจสอบข้อมูล ให้มีความถูกต้อง และเป็นไปได้ (เช่น ข้อมูลอายุ ควรจะอยู่ระหว่าง 0 - 100 ปี เป็นต้น) ก่อนนำไปใช้งาน โดยมีการปรับปรุงแก้ไขเท่าที่จำเป็น
1.3 การแยกประเภท (Classifying) คือ การจัดประเภทของข้อมูล หรือจำแนกข้อมูลออกเป็นกลุ่มเพื่อสะดวกแก่การนำไปประมวลผล เช่น ร้านค้าย่อย อาจจะจำแนกเป็น ชนิดของสินค้า แผนกที่ขาย ผู้ขาย หรือจำแนกหมวดอื่นๆ ตามที่ผู้จัดร้านเห็นว่ามีประโยชน์ต่อการดำเนินงาน
1.4 การแปรสภาพข้อมูล (Transforming) คือ การเปลี่ยนสื่อ หรือตัวกลางที่ใช้บันทึกข้อมูลเพื่อให้อยู่ในรูปที่สามารถนำไปประมวลผลต่อไปได้ เช่น การเจาะข้อมูลลงบนบัตร เพื่อให้คอมพิวเตอร์สามารถรับไปประมวลผลได้
2. การประมวลผล (Processing)
ได้แก่ วิธีการจัดการกับข้อมูล ซึ่งอาจเป็นการบวก ลบ คูณ หาร หรือการคำนวณ และเปรียบเทียบลักษณะต่างๆ ที่กำหนดไว้
3. การนำเสนอข้อมูล (Output)
คือ การเอาผลลัพธ์ที่ได้จากการประมวลผลมาแสดงให้ผู้อื่นทราบ อาจจะแสดงไว้ในรูปรายงาน ตาราง หรือแบบใดก็ได้ที่สามารถนำเสนอให้ผู้อื่นเข้าใจได้ง่าย
3.1 การสรุปผล (Summarizing) คือการนำเอาข้อมูลทั้งหมดที่มีอยู่มากลั่นกรอง และย่อลงให้เหลือเฉพาะส่วนที่จำเป็น เพื่อที่จะนำไปปฏิบัติให้คล่องตัว และใช้ประกอบการตัดสินใจ
3.2 การเก็บข้อมูล (Storing) เพื่อให้สามารถใช้ข้อมูลต่างๆ ได้อีกในอนาคตจึงจำเป็นต้องมีการจัดเก็บไว้อย่างเป็นระเบียบ ในระบบคอมพิวเตอร์มักจะบันทึกลงเทปแม่เหล็กหรือจานแม่เหล็ก
3.3 การค้นหาและการเรียกใช้ข้อมูล (Searching and Retrieving) คือ การค้นหาข้อมูลในแฟ้มข้อมูล และเรียกข้อมูลนั้นกลับมาใช้งาน (เช่นนำข้อมูลกลับมาแก้ไข ปรับปรุง)
3.4 การทำสำเนาข้อมูล (Reproduction) ไม่ว่าจะเป็นข้อมูลดิบที่ได้มาใหม่ หรือข้อมูลจากการประมวลผล ในบางครั้งต้องการข้อมูลหลายชุด จึงจำเป็นต้องมีการสำเนาข้อมูลออกมาใช้หลายๆ ชุด
1.การเตรียมข้อมูลเข้า (Input Data)
คือการเก็บรวบรวมข้อมูลให้พร้อมที่จะทำการจัดเก็บ บันทึก และประมวลผล ซึ่งประกอบไปด้วย
1.1 การลงรหัส (Coding) คือการใช้รหัสแทนข้อมูล ซึ่งทำให้ข้อมูลอยู่ในรูปที่กระทัดรัดเพื่อสะดวกแก่การประมวลผล รหัสที่ใช้อาจเป็นตัวเลขหรือไม่ใช่ตัวเลขก็ได้
1.2 การแก้ไข (Editing) คือการตรวจสอบข้อมูล ให้มีความถูกต้อง และเป็นไปได้ (เช่น ข้อมูลอายุ ควรจะอยู่ระหว่าง 0 - 100 ปี เป็นต้น) ก่อนนำไปใช้งาน โดยมีการปรับปรุงแก้ไขเท่าที่จำเป็น
1.3 การแยกประเภท (Classifying) คือ การจัดประเภทของข้อมูล หรือจำแนกข้อมูลออกเป็นกลุ่มเพื่อสะดวกแก่การนำไปประมวลผล เช่น ร้านค้าย่อย อาจจะจำแนกเป็น ชนิดของสินค้า แผนกที่ขาย ผู้ขาย หรือจำแนกหมวดอื่นๆ ตามที่ผู้จัดร้านเห็นว่ามีประโยชน์ต่อการดำเนินงาน
1.4 การแปรสภาพข้อมูล (Transforming) คือ การเปลี่ยนสื่อ หรือตัวกลางที่ใช้บันทึกข้อมูลเพื่อให้อยู่ในรูปที่สามารถนำไปประมวลผลต่อไปได้ เช่น การเจาะข้อมูลลงบนบัตร เพื่อให้คอมพิวเตอร์สามารถรับไปประมวลผลได้
2. การประมวลผล (Processing)
ได้แก่ วิธีการจัดการกับข้อมูล ซึ่งอาจเป็นการบวก ลบ คูณ หาร หรือการคำนวณ และเปรียบเทียบลักษณะต่างๆ ที่กำหนดไว้
3. การนำเสนอข้อมูล (Output)
คือ การเอาผลลัพธ์ที่ได้จากการประมวลผลมาแสดงให้ผู้อื่นทราบ อาจจะแสดงไว้ในรูปรายงาน ตาราง หรือแบบใดก็ได้ที่สามารถนำเสนอให้ผู้อื่นเข้าใจได้ง่าย
3.1 การสรุปผล (Summarizing) คือการนำเอาข้อมูลทั้งหมดที่มีอยู่มากลั่นกรอง และย่อลงให้เหลือเฉพาะส่วนที่จำเป็น เพื่อที่จะนำไปปฏิบัติให้คล่องตัว และใช้ประกอบการตัดสินใจ
3.2 การเก็บข้อมูล (Storing) เพื่อให้สามารถใช้ข้อมูลต่างๆ ได้อีกในอนาคตจึงจำเป็นต้องมีการจัดเก็บไว้อย่างเป็นระเบียบ ในระบบคอมพิวเตอร์มักจะบันทึกลงเทปแม่เหล็กหรือจานแม่เหล็ก
3.3 การค้นหาและการเรียกใช้ข้อมูล (Searching and Retrieving) คือ การค้นหาข้อมูลในแฟ้มข้อมูล และเรียกข้อมูลนั้นกลับมาใช้งาน (เช่นนำข้อมูลกลับมาแก้ไข ปรับปรุง)
3.4 การทำสำเนาข้อมูล (Reproduction) ไม่ว่าจะเป็นข้อมูลดิบที่ได้มาใหม่ หรือข้อมูลจากการประมวลผล ในบางครั้งต้องการข้อมูลหลายชุด จึงจำเป็นต้องมีการสำเนาข้อมูลออกมาใช้หลายๆ ชุด
จงเรียงลำดับโครงสร้างข้อมูลจากขนาดเล็กไปใหญ่พร้อมอธิบายความหมายของโครงสร้างข้อมูลแต่ละแบบ
1. บิต(Bit) หน่วยที่เล็กที่สุดของข้อมูล เลขฐาน 2 คือ 0,1
2. ไบต์(Byte) การนำบิตมารวมกัน เรียกว่า ตัวอักขระ,ตัวอักษร เป็นการนำบิตหลาย ๆ บิตมาเรียงต่อรวมกันเพื่อกำหนดค่าได้มากขึ้น เช่น 3 บิต มาต่อเรียงกันจะทำให้เกิดสถานะที่ต่างกันคือ 000,001,010,100,011,010, และ 111 ก็จะได้เป็น 8 สถานะ เมื่อนำบิตมาเรียงต่อรวมกันเป็น 8 บิต เรียกว่าไบต์ มี 256 สถานะ และกำหนดเป็นโครงสร้างข้อมูลที่มีขนาดเล็กที่สุดที่ใช้งานได้ มีค่าตั้งแต่ 0 – 255 (00000000 – 11111111)
3. ฟิลด์ (Field) การนำไบต์หลายๆไปมารวมกัน เรียกว่า เขตข้อมูล
4. เรคอร์ด(Record) การนำฟิลด์หลาย ๆ ฟิลด์มารวมกัน เรียกว่าระเบียน
5. ไฟล์(File) การเรคอร์ดหลาย ๆ เรคอร์ดมารวมกัน เรียกว่าแฟ้มข้อมูล
6. ฐานข้อมูล(Database) การนำไฟล์หลาย ๆ ไฟล์มารวมกัน เรียกว่า ฐานข้อมูล
1. บิต(Bit) หน่วยที่เล็กที่สุดของข้อมูล เลขฐาน 2 คือ 0,1
2. ไบต์(Byte) การนำบิตมารวมกัน เรียกว่า ตัวอักขระ,ตัวอักษร เป็นการนำบิตหลาย ๆ บิตมาเรียงต่อรวมกันเพื่อกำหนดค่าได้มากขึ้น เช่น 3 บิต มาต่อเรียงกันจะทำให้เกิดสถานะที่ต่างกันคือ 000,001,010,100,011,010, และ 111 ก็จะได้เป็น 8 สถานะ เมื่อนำบิตมาเรียงต่อรวมกันเป็น 8 บิต เรียกว่าไบต์ มี 256 สถานะ และกำหนดเป็นโครงสร้างข้อมูลที่มีขนาดเล็กที่สุดที่ใช้งานได้ มีค่าตั้งแต่ 0 – 255 (00000000 – 11111111)
3. ฟิลด์ (Field) การนำไบต์หลายๆไปมารวมกัน เรียกว่า เขตข้อมูล
4. เรคอร์ด(Record) การนำฟิลด์หลาย ๆ ฟิลด์มารวมกัน เรียกว่าระเบียน
5. ไฟล์(File) การเรคอร์ดหลาย ๆ เรคอร์ดมารวมกัน เรียกว่าแฟ้มข้อมูล
6. ฐานข้อมูล(Database) การนำไฟล์หลาย ๆ ไฟล์มารวมกัน เรียกว่า ฐานข้อมูล
ฐานข้อมูลนั้นมีประโยชน์ต่อองค์กรอย่างไร
แฟ้มการแยก work order ในการซ่อมเครื่องจักรชนิดต่าง ๆ ที่ต่างกันออกไป มีประโยชน์เพื่อสะดวกในการค้นหา และติดตามสถานะของ work order นั้น ๆ ว่าจัดอยู่ในประเภทใด และ สถานะการทำงานนั้นมีการสั่งทำงานไปถึงไหนแล้ว และมีกำหนดในการปิด work order นั้น ๆ เมื่อใด เพื่อสะดวกในการจัดเก็บข้อมูลที่รวดเร็วและแม่นยำ เช่น
แฟ้มการแยก work order ในการซ่อมเครื่องจักรชนิดต่าง ๆ ที่ต่างกันออกไป มีประโยชน์เพื่อสะดวกในการค้นหา และติดตามสถานะของ work order นั้น ๆ ว่าจัดอยู่ในประเภทใด และ สถานะการทำงานนั้นมีการสั่งทำงานไปถึงไหนแล้ว และมีกำหนดในการปิด work order นั้น ๆ เมื่อใด เพื่อสะดวกในการจัดเก็บข้อมูลที่รวดเร็วและแม่นยำ เช่น
จงอธิบายความแตกต่างระหว่างการประมวลผลข้อมูล
แบบแบชและแบบเรียลไทม์
การประมวลผลแบบกลุ่ม (Batch Processing) รวบรวมข้อมูล และแบ่งแยกข้อมูลออกเป็นกลุ่ม ๆ แล้วจึงส่งเครื่องคอมพิวเตอร์ทำการประมวลผลครั้งเดียวจะไม่มีการโต้ตอบกันระหว่างผู้ใช้งานกับเครื่องคอมพิวเตอร์ ตัวอย่างเช่น ระบบลงทะเบียนของนักเรียน
1. นักเรียนทุกคนทำการกรอกแบบฟอร์มการลงทะเบียน
2. ฝ่ายทะเบียน ทำการรวบรวมการลงทะเบียน
3. ป้อนข้อมูลจากใบลงทะเบียนทั้งหมด เก็บไว้ในแผ่นดิสเก็ต
4. ทำการประมวลผลข้อมูลโดยใช้แผ่นดิสเก็ต
5. จัดทำรายงานต่าง ๆ เพื่อส่งไปยังหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง
วิธีการประมวลผลแบบเวลาจริง ( Real Time Processing )
การประมวลผลที่เมื่อทำการส่งข้อมูลเข้าไปในคอมพิวเตอร์ แล้วจะได้ผลลัพธ์ออกมาทันทีแสดงผลข้อมูลทันทีทันใด โดยแสดงผลทาง Output เช่น การใช้บริการบัตรเครดิตตามห้างร้านต่าง ๆ
การประมวลผลแบบกลุ่ม (Batch Processing) รวบรวมข้อมูล และแบ่งแยกข้อมูลออกเป็นกลุ่ม ๆ แล้วจึงส่งเครื่องคอมพิวเตอร์ทำการประมวลผลครั้งเดียวจะไม่มีการโต้ตอบกันระหว่างผู้ใช้งานกับเครื่องคอมพิวเตอร์ ตัวอย่างเช่น ระบบลงทะเบียนของนักเรียน
1. นักเรียนทุกคนทำการกรอกแบบฟอร์มการลงทะเบียน
2. ฝ่ายทะเบียน ทำการรวบรวมการลงทะเบียน
3. ป้อนข้อมูลจากใบลงทะเบียนทั้งหมด เก็บไว้ในแผ่นดิสเก็ต
4. ทำการประมวลผลข้อมูลโดยใช้แผ่นดิสเก็ต
5. จัดทำรายงานต่าง ๆ เพื่อส่งไปยังหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง
วิธีการประมวลผลแบบเวลาจริง ( Real Time Processing )
การประมวลผลที่เมื่อทำการส่งข้อมูลเข้าไปในคอมพิวเตอร์ แล้วจะได้ผลลัพธ์ออกมาทันทีแสดงผลข้อมูลทันทีทันใด โดยแสดงผลทาง Output เช่น การใช้บริการบัตรเครดิตตามห้างร้านต่าง ๆ
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น